Tietosuojailmoitus

Tietosuojailmoitus perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen sekä kansalliseen tietosuojalakiin (1050/2018), joka on astunut Suomessa voimaan 1.1.2019.
Laadittu 10.3.2023. Viimeksi päivitetty 14.12.2023. Hyväksytty hallituksen kokouksessa 14.12.2023

Rekisterin nimi

Tampereen Vanhemmat ry:n jäsen- ja sidosryhmärekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi: Tampereen Vanhemmat ry
Yhteystiedot: ℅ Kumppanuustalo Artteli
Postiosoite: Mustanlahdenkatu 22, 33210 Tampere

Rekisterin vastaava yhteyshenkilö:
Nimi: Johanna Kivistö
Tehtävä: puheenjohtaja
Sähköposti: hallitus@tampereenvanhemmat.fi

Tietojen kerääminen rekisteriin

Tampereen Vanhemmat ry:n jäsen- ja sidosryhmärekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri, jonka avulla hallitaan yhdistyksen toimintaa ja viestintää.

Tampereen Vanhemmat ry:n jäsen- ja sidosryhmärekisteriin ei kenenkään ole pakko liittyä. Jäsenyys perustuu omaan haluun olla mukana yhdistyksen toiminnassa. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, yhdistyksen oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.

Tampereen Vanhemmat ry:n jäsen- ja sidosryhmärekisterin tarkoituksena on ylläpitää yhdistyksen jäsenrekisteriä jäsenvanhempainyhdistyksistä, henkilöjäsenistä ja kannatusjäsenistä. Lisäksi rekisterissä on muiden yhdistyksen toiminnassa mukana olevien tietoja (esim. työryhmien jäsenet).
Yhteystietoja käytetään yhdistyksen normaaliin toimintaan (esimerkiksi hallituksen ja työryhmien keskinäiseen ja väliseen viestintään), yhdistyksen toiminnasta tiedottamiseen ja tapahtumiin kutsumiseen.

Rekisteri mahdollistaa myös henkilötietojen ajantasaisen hallinnan jäsenyyden aikana, rekisterin ylläpidon, kehittämisen ja tutkimustoiminnan sekä myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinnan henkilötietojärjestelmässä. Rekisterissä oleva pystyy näkemään omat tietonsa ja myös hallinoimaan niitä.

⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠Tampereen Vanhemmat ry:n jäsen- ja sidosryhmärekisterissä käsitellään henkilötietoja muun muassa seuraavasti:

Toimijoiden yhteystietojen hallinta
Ryhmien ylläpito (esim. hallitus ja työryhmät)
Toiminnasta viestintä ja tiedottaminen
Tapahtumien ja tilaisuuksien organisointi
Palautteen kerääminen

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Tampereen Vanhemmat ry:n jäsen- ja sidosryhmärekisterin olevien henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyslain velvoitteeseen ylläpitää jäsenluetteloa ja yhdistyksen jäsenyyteen, mukanaoloon sen toiminnassa (esim. hallitus tai työryhmät) tai tapahtumaan osallistumiseksi.
Työryhmien toimintaan liittyvien henkilöiden osalta käsittely perustuu rekisteröidyn tarkoitusta varten antamaan suostumukseen.

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Tampereen Vanhemmat ry:n jäsen- ja sidosryhmärekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja henkilötietoryhmittäin:

Pakolliset tiedot: etunimi, sukunimi, puhelin, sähköposti, kotipaikka
Yhdistysjäsenille ja heidän yhteyshenkilöilleen pakollinen tieto on myös vanhempainyhdistyksen nimi.
Vapaaehtoiset tiedot: lähiosoite.
Lisäksi henkilötiedot yhdistetään soveltuvaan käyttäjäryhmään: hallitusjäsen, henkilöjäsen, vanhempainyhdistysjäsen, kannatusjäsen, tietyn työryhmän jäsen, jäsentiedotteen vastaanottaja, jne. tarpeen mukaan.
Tiedot rekisteröidyille suunnatuista toimenpiteistä: suostumus toimintaan liittyvien sähköpostien vastaanottamisesta, suostumus liittyä toimintaa ylläpitävään WhatsApp-ryhmään.

Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilöltä itseltään mm. www-lomakkeilla lähetetyistä jäseneksi liittymislomakkeista, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, tai kasvokkaisista tilanteista, joissa rekisteröitävä itse luovuttaa tietojaan.

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Yhdistysavain: Tampereen vanhemmat ry:n jäsen- ja sidosryhmärekisteriä ylläpidetään Yhdistysavain-jäsenrekisterissä, jota käytetään jäsenyyksien ja jäsentietojen ylläpitoon, ryhmien hallintaan, jäsentiedottamiseen ja tapahtumiin kutsumiseen.
Jäsentiedotus: Tampereen vanhemmat ry:n käyttää Yhdistysavain-rekisteriin sisältyvää jäsentiedotteiden lähetystoimintoa. Samaa toimintoa voidaan käyttää työryhmien tiedotteisiin.
Ryhmäsähköposti ja sähköposti: Tampereen vanhemmat ry:n käyttää Yhdistysavain-rekisteriin sisältyvää ryhmäsähköpostitoimintoa, joka mahdollistaa ryhmäsähköpostiosoitteiden käyttämisen hallituksen ja työryhmien kesken. Lisäksi käytetään gmail-sähköpostia viestinnässä.
WhatsApp: Tampereen Vanhemmat ry:n toiminnassa hyödynnetään WhatsApp-mobiilisovellusta monipuolisesti eri ryhmien välisessä tiedonvaihdossa (esim. hallitus, työryhmät, tapahtumajärjestäjät)
Google chat: Tampereen Vanhemmat ry:n hallituksen toiminnassa hyödynnetään myös aihetunnisteet mahdollistavaa Google chat -sovellusta.
Google Workspace: Tampereen Vanhemmat ry:n käytössä on Google Workspace sovelluspaketin työkalut, mm. Google Drive -pilvitallennustila. Driveen tallennetaan esimerkiksi tapahtumien järjestämiseen liittyviä osallistujatiedot, jotka on kerätty ilmoittautumislomakkeella. Drivessä on tallennettuina myös yhdistyksen toimintaan liittyviä kuvia, videoita, yhteystietoja (esimerkiksi kaupungin/oppilaitosten henkilökuntaa), taulukoita, palautteita ja tiedostoja.
Kyselyt: kyselytyökaluna käytetään Yhdistysavaimen lomakkeita tai vaihtoehtoisesti Google-formsia.

Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

EU:n tietosuoja-asetuksen 4.9 artiklaa laajasti tulkiten seuraavaksi on lueteltu ne henkilötietojen käsittelijät/vastaanottajat, joille rekisterinpitäjä ”siirtää” tai ”luovuttaa käsiteltäviksi” (esim. teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa) henkilötietojaan.

Tampereen Vanhemmat ry:n jäsen- ja sidosryhmärekisterin sisältämiin henkilötietoihin annetaan tarpeen vaatiessa pääsy esimerkiksi teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa ja vian korjaustilanteessa tietyille järjestelmätoimittajille ja palveluntarjoajille.

Koska Tampereen Vanhemmat ry:n jäsen- ja sidosryhmärekisterissä liittyviä tietoja käsitellään eri työvälineiden ja tietojärjestelmien kautta, ovat näiden työvälineiden ja tietojärjestelmien toimittajat (yritykset niiden takana) tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi hankerekisterin taholta.

Tampereen Vanhemmat ry ei ole laatinut järjestelmätoimittajien (Yhdistysavain, Google) kanssa erityisiä henkilötietojen käsittelysopimuksia GDPR:n artiklan 28 mukaisesti, vaan järjestelmien käytössä hyödynnetään toimittajien yksityishenkilöille määrittelemiä säännöksiä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Tampereen Vanhemmat ry:n jäsen- ja sidosryhmärekisterissä käytetään henkilötietojen käsittelyyn pilvipalveluita, joissa henkilötietoja voidaan siirtää EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolisiin maihin.
Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle tapahtuu tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti käytettäessä Google-sidonnaisia pilvipalvelutyövälineitä perustuen Googlen G Suite pilvipalveluiden yleiseen sopimukseen.
Tässä sopimuskokonaisuudessa hyväksytään kansainvälisten henkilötietojen siirto GDPR-alueen ulkopuolelle eli EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Google LLC ilmoittaa eurooppalaisille kumppaneilleen soveltavansa kansainvälisten henkilötietojen siirtojen osalta EU komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita erityisinä suojatoimenpiteinä.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Yhdistys säilyttää henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjanpitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjän yhdistyksen toimihenkilöt ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Kun rekisteritietoja säilytetään verkkopalvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja että vain ne henkilöt käsittelevät tietoja, jolla on siihen oikeus yhdistyksen luottamushenkilönä. Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjanpitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.

Rekisteröidyn oikeudet tarkastaa tiedot ja vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä oleva pystyy näkemään omat tietonsa ja myös hallinoimaan niitä (Yhdistysavain-rekisterin toiminnoilla).
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisena tai sähköpostilla rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Tampereen Vanhemmat ry:n jäsen- ja sidosryhmärekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

Tampereen Vanhemmat ry:n jäsen- ja sidosryhmärekisterin tietosuojailmoitus